Empresas acumulam milhares em alguns casos, milhões de documentos fiscais eletrônicos ao longo dos anos. NF-e, CT-e, MDF-e e outros XMLs fiscais precisam ficar guardados pelo prazo exigido em lei e, quando necessário, estar prontos para consultas, auditorias ou fiscalizações.
Até aqui, nenhuma novidade. O problema aparece quando esses documentos, novos ou antigos, são tratados todos da mesma forma dentro da estratégia de armazenamento de documentos fiscais da empresa.
Um XML emitido ontem e consultado com frequência acaba ocupando uma infraestrutura parecida com a de um documento arquivado há quatro anos, que provavelmente nunca mais será aberto. É como guardar papelada antiga na mesma gaveta dos arquivos usados todo dia: até funciona, mas está longe de ser a forma mais eficiente de organizar as coisas.
Documentos fiscais têm ciclos de uso diferentes
Nos primeiros meses após a emissão, um documento fiscal costuma circular bastante pela empresa. Pode ser consultado pelas áreas fiscal, contábil, financeira e logística, ou entrar em processos de conferência e integração com outros sistemas.
Com o tempo, porém, a frequência de acesso cai. O documento continua importante e precisa seguir preservado, mas passa a fazer parte de um acervo fiscal histórico.
Mesmo assim, muitas empresas mantêm anos de XMLs dentro de estruturas pensadas para dados acessados o tempo todo e alta disponibilidade e alto desempenho custam caro.
O custo não está só no espaço ocupado
Quando se fala em armazenamento, é comum pensar apenas em quantos gigabytes ou terabytes estão sendo usados. Mas manter grandes volumes de documentos fiscais envolve outras coisas também como:
- Infraestrutura de armazenamento
- Backups e redundância
- Manutenção dos ambientes
- Licenciamento de sistemas
- Processamento
- Crescimento da capacidade ao longo dos anos
E como novos documentos entram todo mês, esse ambiente precisa crescer junto. Na prática, a empresa acaba pagando não só para preservar seus documentos, mas para manter todo o histórico numa estrutura muito mais robusta do que o uso real justifica.
Disponibilidade não é a mesma coisa que acesso constante
Existe uma diferença importante entre um documento estar disponível e ele precisar ficar numa camada de armazenamento de alto desempenho. Documentos históricos podem ser preservados numa arquitetura mais enxuta, sem perder organização, segurança ou capacidade de consulta quando for preciso.
É a mesma lógica que já se vê em outras áreas de tecnologia: o que é usado o tempo todo fica em ambientes de acesso rápido, e os dados históricos vão para estruturas mais adequadas ao seu ritmo de uso.
No armazenamento de XML fiscal, essa lógica também vale.
Um acervo que cresce não precisa custar cada vez mais
O volume de documentos fiscais só aumenta: mais operações, filiais, CNPJs e transações significam mais XMLs guardados a cada mês. O que não precisa crescer na mesma proporção é o custo da infraestrutura. Uma estratégia de armazenamento orientada ao ciclo de vida dos documentos permite separar o que exige acesso frequente daquilo que só precisa mesmo é ser preservado.
É aí que entra o SafeDFe.
A solução foi criada para funcionar como um repositório de documentos fiscais, usando compactação e indexação para manter grandes volumes de XMLs preservados e prontos para consulta sob demanda. Assim, os documentos históricos continuam disponíveis sempre que a empresa precisar deles, sem exigir que todo o acervo fique numa estrutura de armazenamento cara.
Armazenar melhor também é uma decisão financeira
Por muito tempo, guardar documentos fiscais foi visto apenas como uma obrigação operacional. Mas, com o crescimento constante dos volumes de dados, essa decisão passou a pesar direto no orçamento e na infraestrutura de TI.
A pergunta, então, não deveria ser só:
“Onde estamos armazenando nossos XMLs fiscais?”
Mas também:
“Será que estamos usando a estrutura certa para o perfil de acesso desses documentos?”
Repensar essa arquitetura pode significar menos complexidade, melhor uso dos recursos de TI e uma redução real no custo de manter o acervo fiscal.
SafeDFe: armazenamento inteligente para o seu acervo fiscal
O SafeDFe ajuda empresas a transformar grandes volumes de documentos fiscais num acervo organizado, seguro e acessível sob demanda, garantindo a proteção e a disponibilidade no nível que sua empresa exige, sem manter todo esse histórico em estruturas de alto custo de armazenamento.
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