Muitas empresas já utilizam soluções de gestão de documentos fiscais para acompanhar a emissão, o recebimento e o processamento de XMLs no dia a dia.
O desafio surge quando aparece o cenário, onde os documentos deixam de ser utilizados com frequência. Para reduzir custos de armazenamento ou de licenciamento, é comum que empresas exportem XMLs mais antigos do sistema de gestão e passem a armazená-los em servidores internos, HDs, NAS ou outras estruturas próprias.
À primeira vista, essa parece uma alternativa econômica.
Porém, quando esses documentos precisam ser recuperados anos depois, a empresa pode enfrentar dificuldades que colocam em risco a segurança das informações e a agilidade das operações.
Dependência da infraestrutura local
Ao retirar os XMLs do ambiente de gestão e concentrá-los em um servidor interno, a empresa passa a depender totalmente da sua própria infraestrutura.
Falhas de hardware, problemas elétricos, substituição de equipamentos ou até mudanças na estrutura de TI podem comprometer o acesso aos documentos justamente quando eles são necessários para uma fiscalização, auditoria ou conferência fiscal.
Riscos de perda de documentos
Mesmo com rotinas de backup, nenhum ambiente interno está livre de falhas.
Arquivos podem ser corrompidos, excluídos por engano ou armazenados em locais que deixam de ser monitorados ao longo dos anos. Em muitos casos, o problema só é percebido quando um XML precisa ser apresentado e já não pode mais ser recuperado.
Considerando que esses documentos devem permanecer disponíveis por vários anos, preservar sua integridade é tão importante quanto armazená-los.
Dificuldade para localizar informações
Outro desafio comum é a organização.
Após a exportação do sistema de gestão, milhares ou até milhões de XMLs costumam ficar distribuídos em pastas, discos e estruturas criadas ao longo do tempo.
Quando surge a necessidade de localizar um documento específico, a busca pode se tornar lenta e depender do conhecimento de pessoas que participaram desse processo anos antes. O que parecia uma simples economia acaba gerando retrabalho e perda de produtividade.
O SafeDFe como alternativa para o arquivamento de longo prazo
Reduzir custos de armazenamento não significa abrir mão da segurança ou da organização dos documentos fiscais.
O SafeDFe foi desenvolvido justamente para esse cenário: funcionar como um repositório especializado para XMLs de longo prazo, preservando os documentos de forma segura, organizada e acessível sempre que necessário.
Assim, a empresa consegue liberar espaço e reduzir custos nas plataformas de gestão, sem transferir para a infraestrutura interna a responsabilidade de manter milhões de documentos fiscais protegidos pelos próximos anos.
Se o objetivo é economizar sem aumentar os riscos, vale a pena conhecer uma solução criada especificamente para o arquivamento inteligente de XMLs.
Quer entender como otimizar o armazenamento dos seus documentos fiscais sem abrir mão da segurança? Conheça o SafeDFe e descubra uma forma mais eficiente de gerenciar seus XMLs.